Kako čuvati papirna dokumenta?
Ušteda prostora i novca, bolja bezbednost, fleksibilnost, brzina izmene sadržaja i zaštita okoline su samo neki od benefita čuvanja dokumenata u digitalnoj formi. Ipak, veća validnost, nezavisnost od kompatibilnosti uređaja i električne energije i lakoća čitanja su neka od svojstava koja papirni oblik i dalje čine poželjnim.
Međutim, digitalni dokument će uvek izgledati isto dok sa onim na papiru nije tako. Vremenom papir stari, svojstva mu se manjaju što sadržaj na njemu može učiniti jedva čitljivim ali i nevalidinim.
Da vas ovo ne bi brinulo, upoznaćemo vas sa ključnim faktorima za očuvanje papirne dokumentacije.
U kakvim uslovima je najbolje čuvati papir?
Uslovi u kojima čuvate papir mogu mnogo da ubrzaju/uspore njegovo propadanje.
Evo na šta da obratite pažnju:
- Temperatura u prostoriji - maksimalna temperatura treba da bude oko 24°C mada se mnogi stručnjaci slažu da ne treba da prelazi 19°C. Na visokim temperaturama papir gubi elastičnost, postaje krut i deformiše se.
- Svetlost - na prozorima prostorije uvek treba da budu spuštene zavese ili roletne. Na svetlosti štampa i rukopis brzo blede.
- Vlažnost – treba da bude na optimalnom nivou. Papir menja teksturu i postaje talasast kada je previsoka, a ako je preniska isušuje se i postaje lomljiiv. Najbolje je da bude ispod 65 procenata ali ne sme da pada ispod 15.
- Štetočine – u prostoriji ne sme biti insekata, glodara ni drugih štetočina koje mogu da nagrizu papir ili ga oštete na drugi način.
- Dalje od poda. Čuvanje arhive na podu nosi rizik njenog potpunog uništenja ako dođe do poplave.
- Spajalice i heft municija - kada god nije nužno, papire odlažite bez spajalica i heft municije jer one vremenom ostavljaju tragove rđe.
- Papire odlažite ravno - presavijen papir se brzo cepa na mestima pregiba. Takođe, ne motatje ga u rolnu jer kasnije nećete moći da ga ispravite.
- Dalje od novina – novinski papir ima visoku kiselost koja šteti standardnom papiru pa njih čuvajte odvojeno.
Šta koristiti za odlaganje poslovne dokumentacije?
U zavisnosti od toga koliko često koristite dokumentaciju i na koji rok je čuvate, razlikuju vam se opcije za odlaganje.
Ono što koristite svakodnevno neka vam bude pri ruci. Fioke i police su praktične ali lako dolazi do prljanja, gužvanja, cepanja i mešanja sa drugim papirima. Zato, dokumenta prvobitno smestite u fascikle, a to mogu biti kartonske, one sa lastikom, pvc, a za nešto veću količinu tu su fascikle box.
Za arhiviranje dokumenata koja retko koristite i onih koja ste u obavezi da čuvate određeni period, upotrebite registratore. U unutrašnjosti imaju mehanizam na koji se postavljaju prethodno probušeni listovi. Bušite ih pomoću bušača, a glavna razlika među njima je broj listova koje mogu da probuše odjednom.
Čak i ako ne želite ili iz nekog razloga nije poželjno da bušite dokumenta, možete ih odložiti u registratore. Tada ih prvo spakujte u foljie “U” koje sa strane imaju rupe za postavljanje na mehanizam. Ukoliko je potrebno, na njima permanetnim markerom naznačite sadržaj.
Registrator iskoristite maksimalno ali ne preterujte. Napunite ga toliko da možete lako da ga stavljate u kutiju i vadite iz nje. U suprotnom, može doći do njenog cepanja.
Koji registrator odabrati?
Kada treba da odlučite koji registrator je najbolji za vas, razmotrite sledeće:
- Količinu papira – za veći broj dokumentata, koristite standardne (uglavnom su širine 8cm), a za manju količinu upotrebite uske registratore.
- Format papira koji odlažete – kako presavijanje nije poželjno, veličinu registratora prilagodite formatu papira. Pored standardnih A4, uglavnom se koriste oni A3 i B5 formata. U slučaju da ne nađete registrator odgovarajućeg formata, odaberite veći.
- Uslovi u kojima čuvate registratore – kartonski odlično služe svojoj svrsi ali ako biste da dodatno zaštitite dokumenta, koristite pvc registratore. Čvršći su, otporniji na ulubljenja i cepanja, ne pucaju i bolje podnose vlagu.
- Učestalost uzimanja dokumenata – za višegodišnje arhiviranje koristite registratore sa kutijom jer ona pruža zaštitu od svetlosti, vlage, prašine. Za ona koje ćešće koristite praktičniji su samostojeći pvc registratori (ne morate stalno da ih vadite iz kutije i vraćate).
Kako organizovati dokumenta unutar registratora?
Nije poenta samo da papire sa stola i fioka odložite u registrator već da to uradite tako da kasnije lako pronađete ono što vam treba. Zato, najbolje je da:
-dokumenta ređate hronološki – na dno registratora stavite onaj najstariji pa ređajte ka dokumentima novijih datuma
- svaki registrator ima svoju namenu- u jednom registratoru mogu biti dokumenti iz određenog perioda, ugovori sa samo jednim partnerom ili klijentom, računi i sl.
- koristite različite boje - jednu boju registratora namenite jednom kvartalu/godini, tipu dokumenta
-na rikni naznačite sadržaj registratora – obeležite registrator jasno tako da čim pogledate natpis znate koja dokumenta su unutra
Gde odložiti registratore?
Rok za čuvanje poslovne dokumentacije može biti i po nekoliko decenija pa, ako ne želite čitavu večnost da tražite dokument koji vam treba, registratore odlažite po nekom redu.
Najpreglednije će biti da ih pakujete na police. To može biti hronološki – registrator sa najstarijim sadržajem stavite na najnižu policu, a onda, recimo, s leva na desno nastavite ka najvišoj.
Postavljajte ih uspravno, jedan do drugog sa riknom okrenutom ka spoljnoj strani da bi natpisi bili vidljivi. Možete ređati i na neki drugi način ali smisleno, po nekom kriterijumu.
Pored polica, na raspolaganju su vam i arhivske kutije. Klasične kutije se zatvaraju pomoću selotejpa što komplikuje uzimanje i vraćanje dokumenata. Poklopac arhivske kutije se jednostavno podiže i vraća na mesto. Broj registratora koji može stati u jednu kutiju varira u zavisnosti od njene veličine i širine registratora.
